Has aceptado el puesto de responsable de prevención ¿y ahora qué?

En el siguiente articulo intentaré dar las claves para seguir unos pasos coherentes ante la incorporación a un servicio de prevención de una empresa; aunque mi objetivo no es establecer un manual de “que hacer si aceptas el puesto de responsable de prevención”.

Una vez te incorporas a un servicio de prevención de una empresa o grupo de empresas, es decir modalidad de servicio de prevención propio o mancomunado, y después de haber sido presentado a tus colaboradores y/o compañeros de departamento, el primer paso es obtener la información suficiente para redactar un informe del estado de la implantación de la prevención de riesgos laborales en la organización. Es habitual que este informe de evaluación sea solicitado por tu responsable directo (director general, director de operaciones o director/jefe de recursos humanos). Aunque formalmente no se te solicite deberás confeccionarlo para establecer las bases de tu plan de actuación de los próximos doce o dieciocho meses.

Es muy recomendable que dicho informe contenga la valoración económica de las actuaciones planificadas y una breve reseña de las actuaciones llevadas a cabo (recordemos que el objetivo de toda organización es conseguir la máxima rentabilidad a su accionariado con el menor coste posible). No olvidemos que una de las principales funciones del departamento de prevención es la reducción de costes actual y futura de la organización.

Después de conocer el grado de involucración de los diferentes actores de la organización (colaboradores, compañeros de departamento, responsable directo, responsables y directores de departamentos, delegados sindicales y trabajadores por este orden) con respecto a la prevención de riesgos laborales (en adelante PRL) mediante entrevistas, cafés, reuniones, etc.; podrás obtener un primera conclusión acerca de cual es tu público objetivo, como se ha vendido la prevención en el seno de la organización y si tu día a día será interesante, si tienes mucho trabajo por delante o si te has equivocado al aceptar el puesto de trabajo.

El segundo paso será obtener la información documental existente en el departamento de PRL. Es recomendable realizar este paso antes de visitar las instalaciones desde un punto de vista técnico. Si hemos seguido los pasos, esta será la segunda o tercera vez que visitemos las instalaciones de la organización.

A continuación expongo la documentación que a mi entender es necesaria para poder obtener esta visión de la organización:

• Existencia de un informe de auditoría legal o del sistema de gestión implantado. Si existe y no es muy antiguo será una de las herramientas que deberás estudiar para obtener las carencias formales de la organización. Este informe te evitará horas de despacho.

• Lectura de las memorias anuales de actividad del servicio de prevención así como los planes de inversión en temas de seguridad y salud de la organización. Con esta información obtenemos el grado de implicación económica (€) de la organización.

• Existencia de un sistema de gestión de PRL. Actualmente la metodología OHSAS 18.000 es la que más adeptos ha conseguido aunque existen otros sistemas de gestión de seguridad y salud o integrados con calidad y medioambiente que también son bastante utilizados:

Metodología, personal técnico implicado, grado de profundidad y resultados de la evaluación de riesgos del centro o centros de trabajo de la organización.

Plan de medidas preventivas derivadas de las evaluaciones de riesgos y el estado de su actualización en fechas, responsables y coste.

Niveles de absentismo de la organización. Entendiendo por absentismo a los niveles de accidentalidad con y sin baja laboral, enfermedades profesionales e incidentes investigados por la organización. Es preferible que esta información sea obtenida mediante datos internos de la compañía y no por entidades externas como Mutua de Accidentes de Trabajo o Servicios de Prevención Ajenos contratados.

Lectura de todas las actas de reunión de los comités de seguridad y salud de la organización. El motivo de “todos” pasa por obtener una idea de la evolución de la prevención vendida a los representantes de los trabajadores.

Con la información obtenida hasta ahora podemos hacernos una idea de la implicación de la parte sindical en los temas de seguridad y salud.

Número y estado de las causas pendientes con la administración. Entendiéndose por causas las denuncias de los trabajadores o de sus representantes sindicales, actas de la inspección de trabajo, actas de infracción, requerimientos judiciales por vía administrativa, civil o penal y resoluciones de los posibles enjuiciamientos. Es interesante tener acceso a los libros de visita de los centros de trabajo y a una copia de las causas que nos haya podido entregar el departamento legal o de recursos humanos de la organización.

Grado de implantación y revisión de los planes de autoprotección.

Niveles y grado de formación de la plantilla. Esta información debe estar incluida en el plan de formación de la organización.

Grado de implantación y efectividad de la vigilancia de la salud ofrecida a los trabajadores de la organización.

Efectividad de la gestión de las subcontratas y nivel de coordinación con ellas, no solo en la parte documental sino en todos los ámbitos de la actividad preventiva.

Con la recopilación de esta información podrás valorar los puntos fuertes y débiles del departamento de prevención y del estado de implantación de la seguridad y salud en el seno de la organización así como las oportunidades de actuación para un futuro cercano.